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Videovigilancia. Obligaciones de la empresa en materia de protección de datos.

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Si un empleado graba a otro incumpliendo sus obligaciones, ¿puede este material utilizarse de forma judicial para proceder a un despido disciplinario?

La normativa de protección de datos no se aplica solo a los sistemas de videovigilancia instalados por la empresa sino también a cualquier sistema similar que tenga por finalidad el control laboral. Por ello, la AEPD impone una multa de 12.000 euros a una empresa que utilizó las imágenes captadas mediante el teléfono móvil de un empleado para sancionar disciplinariamente a otro. ​

¿Qué ocurre con las imágenes tomadas desde un teléfono móvil?

Pongamos por caso el de un camarero. Este es sancionado disciplinariamente con suspensión de empleo y sueldo, por la comisión de varias infracciones recogidas en imágenes de video. En ellas se le observa realizando tareas ajenas a sus obligaciones. El trabajador presenta reclamación ante la AEPD exponiendo estos hechos y denunciando que la empresa no le ha informado de la existencia de las cámaras de videovigilancia, ni existe rótulo informativo de su existencia.

Requerida la empresa por la AEPD, aquella explica que las imágenes no fueron obtenidas por las cámaras de videovigilancia del bar (que estaban instaladas pero sin funcionamiento) sino por el teléfono móvil de un empleado cansado de tener que suplir la dejación de funciones del trabajador sancionado, que las entregó a la empresa.

La AEPD señala que aunque en el caso analizado no se ha utilizado un sistema de videovigilancia instalado por la empresa, la finalidad de las imágenes obtenidas a través de un sistema similar, como es un dispositivo móvil, es el control laboral por parte de la empleadora por lo que resulta de aplicación la normativa de protección de datos.

Este exige que el trabajador tenga conocimiento de que si se están realizando las grabaciones y de la finalidad de las mismas.

Las grabaciones utilizadas permitieron el control de las acciones del trabajador a través de su imagen, que constituye un dato de carácter personal, y se emplearon para el seguimiento del cumplimiento de su contrato.

La empleadora, al haber utilizado las grabaciones para este fin es la responsable del tratamiento de datos y al no haber informado al trabajador sobre esta utilidad de supervisión laboral vulneró el art. 5.1 del RGPD que exige licitud, lealtad y transparencia en el tratamiento de los datos personales.

Además, el seguimiento diario de los movimientos en el lugar de trabajo por parte de otro trabajador no está justificado, supone una intromisión en su intimidad e imagen y no se considera un medio idóneo pues se acredita que la empresa había instalado un sistema de videovigilancia aunque aún no lo había puesto en marcha.

Por ello la AEPD, considerando que la empresa no disponía de base legítima para el tratamiento de datos realizado, impone a la empresa una sanción de 12.000 euros.

Requisitos en la videovigilancia

Es válido que su empresa controle a sus trabajadores con una cámara de videovigilancia. 

Dato personal. Es probable que se haya planteado instalar cámaras de videovigilancia en su empresa. Por ejemplo, en los accesos y en algunas dependencias interiores. 

¡Atención!  Pues bien, como la imagen de una persona es un dato de carácter personal, la instalación de dichas cámaras debe cumplir algunos requisitos:

  • Ubicación. Las cámaras no podrán obtener imágenes de espacios públicos, salvo que ello sea inevitable. Así, una cámara situada en la puerta principal no deberá tomar imágenes de toda la calle en la que se encuentre. Por tanto:
    • Oriéntelas de forma que sólo capten imágenes de su empresa.
    • Si esto no es posible, sólo deberán captar la parte imprescindible de la vía pública.  
  • Proporcionalidad. Además, la colocación de cámaras debe respetar el principio de proporcionalidad y el derecho a la intimidad. Por tanto, no las coloque de forma que capten imágenes en zonas privadas (como en los vestuarios de sus trabajadores); colóquelas sólo en aquellas zonas donde razonablemente puedan cumplir con su finalidad (por ejemplo, en el acceso a las instalaciones de su empresa).
  • Cartel informativo. Asimismo, es necesario que informe de la colocación de las cámaras con un cartel explicativo situado en un lugar visible de las zonas videovigiladas (tanto si son espacios abiertos como cerrados).   Dicho cartel deberá informar, al menos, de la identidad de su empresa y de la posibilidad de ejercitar los derechos que la normativa de protección de datos reconoce a los interesados.

 

Otras obligaciones

  • Grabaciones. Si el sistema de videovigilancia instalado en su empresa graba las imágenes (por ejemplo, en un disco duro), además de los requisitos indicados más arriba (ubicación de las cámaras, cartel informativo…), deberá conservar la grabación de las imágenes durante un plazo máximo de un mes desde su captación. Apunte.  No obstante, podrá conservarlas por más tiempo si fuera necesario para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de las personas, de los bienes o de las instalaciones.
  • Control de la actividad. Por otro lado, si quiere instalar la cámara para detectar incumplimientos laborales o para controlar la actividad de su plantilla, también puede hacerlo. En este caso, informe a sus trabajadores también de que las grabaciones podrán ser utilizadas para justificar un incumplimiento laboral.   Puede hacerlo, por ejemplo, mediante una notificación a los representantes de los trabajadores y con una cláusula en el contrato de sus nuevos empleados.

Cumpla los​ requisitos. Así, las cámaras no podrán obtener imágenes de espacios públicos y deberá informar de su colocación.

A continuación les mostramos un resumen de las cuestiones más importantes a tener en cuenta sobre la vigilancia:

Legitimación · El empresario puede adoptar las medidas que estime más oportunas para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales.
· Las medidas deben guardar la consideración debida a la dignidad humana y tener en cuenta la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.
· Los sistemas de videovigilancia para control empresarial sólo se adoptarán cuando exista una relación de proporcionalidad entre la finalidad perseguida y el modo en que se traten las imágenes y no haya otra medida más idónea
· Se debe respetar el derecho a la intimidad y a la propia imagen de los trabajadores.
Registro de actividades de tratamientoSe debe elaborar el registro de actividades referido al tratamiento antes de su puesta en funcionamiento (documento interno).
Derecho de información· Se debe informar de la existencia de un sistema de videovigilancia mediante la colocación de un cartel suficientemente visible en los accesos a las zonas vigiladas.
· Debe informarse personalmente a los trabajadores y a la representación sindical, por cualquier medio que garantice la recepción de la información.
Instalación· Las cámaras sólo deben captar imágenes de los espacios indispensables para el control laboral, nunca en zonas de vestuarios, baños y espacios de descanso de los trabajadores
· Si se utilizan cámaras orientables y/o con zoom es necesaria la instalación de máscaras de privacidad para evitar captar imágenes de la vía pública, terrenos, viviendas o cualquier otro espacio ajeno
· No se deben registrar conversaciones privadas.
Sistema de grabación y visualización de imágenes· El sistema de grabación se debe ubicar en un lugar vigilado o de acceso restringido.
· A las imágenes grabadas solo puede acceder el personal autorizado.
· Si el acceso se realiza con conexión a Internet se debe restringir con un código de usuario y una contraseña (o cualquier otro medio que garantice la identificación y autenticación unívoca), conocidos únicamente por las personas autorizadas a acceder a dichas imágenes.
· Una vez instalado el sistema, se recomienda el cambio de la contraseña, evitando las fácilmente deducibles.
· Las imágenes deben conservarse durante un máximo de un mes desde su captación.
· Las imágenes que se utilicen para denunciar delitos o infracciones se deben acompañar a la denuncia y deben conservarse para ser entregadas a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o a los Juzgados y Tribunales que las requieran. No pueden utilizarse para otro fin.
· La petición de imágenes por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad se realizará en el marco de actuaciones judiciales o policiales. El requerimiento al titular del tratamiento será el documento que ampare a éste para ceder datos a las mismas o a los Juzgados y Tribunales que los requieran.
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