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¿Pueden las empresas solicitar certificados de antecedentes penales a sus trabajadores?

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Los antecedentes penales son datos de carácter personal y solicitar cualquier referencia sobre ellos es un acto de tratamiento. Para que este sea lícito debe ser necesario para la ejecución del contrato de trabajo y existir una habilitación legal que faculte a la empresa para el tratamiento. El TS confirma que la práctica de las empresas de seguridad de solicitar un certificado de no estar incurso en antecedentes penales a los trabajadores de nueva incorporación es un tratamiento ilícito, pues carecen de la habilitación correspondiente.

Antecedentes penales y protección de datos personales

Por parte de una de las representaciones sindicales de una empresa de seguridad privada se interpuso demanda de conflicto colectivo ante la sala de lo social de la AN reclamando la eliminación de una práctica empresarial consistente en solicitar a los trabajadores de nueva incorporación un certificado o declaración de carecer de antecedentes penales. En cuando la AN estima la demanda, la empresa interpone recurso de casación ante el TS.

La empresa entiende que no se ha producido una intromisión ilegítima en los derechos de intimidad del trabajador al haberse recabado y obtenido el consentimiento del trabajador que no se ha tachado de viciado o obtenido de forma ilícita. Considerando, además, que este consentimiento ni siquiera sería necesario al ser preciso conocer este dato para el cumplimiento de las obligaciones del contrato y, en definitiva, para la ejecución y el cumplimiento de una obligación legal.

El TS, confirmando la sentencia de la AN, entiende que los antecedentes penales tienen la naturaleza de dato de carácter personal que, en este caso, se tratan en el marco del contrato de trabajo por lo que la licitud de la práctica empresarial se supedita a que sea necesario su tratamiento para la ejecución del contrato. Además, al tratarse de datos personales de naturaleza penal, el control de los datos es competencia de la Administración Pública (Ministerio del Interior) y no de la empresa de seguridad que solo debe comunicar las altas y bajas de sus trabajadores a dicho Ministerio. Esto supone que no hay marco legal que ampare su actuación y no es necesario para la ejecución del contrato de trabajo.

Recuerda que la normativa aplicable a los vigilantes de seguridad establece que los antecedentes penales son requisito de acceso a las pruebas de selección para la obtención de sus habilitaciones profesionales y no es un elemento que incida en la contratación ni en la ejecución del contrato de trabajo. Es la posesión de la tarjeta de identidad profesional lo que habilita para el ejercicio de las funciones, por lo que resulta innecesario que el empresario recabe información penal que resulta innecesaria para el contrato de trabajo. Bastando con que el vigilante acredite estar en posesión de la tarjeta de identidad profesional. En consecuencia, no hay norma de rango legal que ampare la actuación de la empresa para recabar los datos personales relativos a condenas o infracciones penales dolosas, que son las que refiere la Ley de Seguridad Privada.

Respecto del consentimiento, el TS señala que lo que se está cuestionando es si la empresa tiene necesidad de recabar esa información para la ejecución del contrato de trabajo, aunque lo sea con el consentimiento del trabajador. En el supuesto enjuiciado, esa actuación no se presenta como necesaria a esos fines. La petición de esa información no tendría finalidad alguna, sería superflua de cara al contrato de trabajo. Por el contrario, estaría recabando datos personales que gozan de protección, carente de efecto alguno y colocando al trabajador en una tesitura que afecta a sus derechos fundamentales y que es innecesaria, posición que es más comprometida para el trabajador que lo es de nueva contratación y tiene su habilitación en vigor.

Por todo ello, se desestima el recurso de casación planteado, confirmando la sentencia recurrida.

¿Le pido los antecedentes penales?

Empleado. Usted necesita cubrir un puesto de trabajo en su empresa, y ha pensado solicitar a los candidatos el certificado de antecedentes penales, para tener más información. ¡Atención! ¿Puede hacerlo?

Certificado. Este certificado lo expide el Ministerio de Justicia e indica si una persona ha sido condenada por cometer algún delito. ¡Atención! Pues bien:

  • La Agencia Española de Protección de Datos considera que sólo se puede pedir este certificado a los candidatos a un puesto de trabajo si existe una ley que lo autorice. Así pues, entre otros, se puede solicitar para profesiones que impliquen contacto habitual con menores.
  • Pero fuera de esos casos no es correcto exigirlo, pues va en contra de la normativa de protección de datos. Por tanto, evite posibles sanciones y consulte con su asesor si, teniendo en cuenta el puesto de trabajo que pretende cubrir, la ley le permite solicitar este certificado.

Sólo puede exigirse el certificado de antecedentes penales a los candidatos a un puesto de trabajo si la ley lo permite (así sucede, por ejemplo, en las profesiones con contacto habitual con menores).

Protección de datos y antecedentes penales

Regulación legal
• Las inscripciones de antecedentes penales no son públicas, durante su vigencia solo se pueden emitir certificaciones con las limitaciones y las garantías establecidas (CP art.136.4).
• El Registro Central de Penados solo puede comunicar información sobre los antecedentes penales de una persona a: los jueces, al Ministerio Fiscal, a la policía judicial y al particular interesado (RD 95/2009 art.5).
• Tiene la consideración de dato personal por lo que su tratamiento solo puede llevarse a cabo cuando esté amparado en una norma  legal (derecho de  la UE, LOPD u otra norma  con rango de ley) (LOPD art.10.1).
Obligaciones de las empresas
Regla general:
• Trabajadores en proceso de selección: las empresas no pueden exigir a los candidatos a un puesto de trabajo un certificado de antecedentes penales, que no puede ser objeto de tratamiento por los particulares, salvo en aquellos supuestos excepcionales en que, autorizados por una Ley y con las debidas garantías.
• Trabajadores de la empresa: solamente es conforme a la LOPD  la solicitud de un certificado de antecedentes penales a las personas contratadas cuando supuesto de que una Ley nacional, o una norma europea de directa aplicación, contemplen dicha medida (AEPD, Guía de protección de datos en las relaciones laborales, 2009).

Supuestos específicos: Son colectivos con normativas específicas que contemplan esta exigencia son los siguientes:
• Jueces (LOPJ art.303).
• Fiscales (L 50/1981 art.44).
• Policías (L 9/2015 art.26).
• Profesionales de la seguridad privada (L 5/2014 art.28.1.e). Respecto de este colectivo la AN ha declarado que las empresas no están facultadas para exigir este requisito a los trabajadores de nuevo ingreso (AN 10-2-2020 ).

Otros supuestos:
• Entidades de crédito: se establece la exigencia del certificado de antecedentes penales, como medio de garantizar altos estándares éticos en la contratación de empleados, directivos o agentes (RD 304/2014).
• Seguridad de aeropuertos: se impone la medida relativa a la comprobación de los antecedentes penales del personal que accede a zonas restringidas de seguridad (Rgto CE/300/2008).

Fuente: LEFEBVRE

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