En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, es frecuente que se utilicen aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp para facilitar la comunicación entre empresa y plantilla. Sin embargo, esta práctica, aparentemente inofensiva, plantea serias implicaciones en materia de protección de datos personales, derecho a la intimidad, y desconexión digital. A continuación, analizamos los criterios de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)y de los tribunales, así como las precauciones que debe adoptar su empresa.
¿Puede la empresa utilizar el móvil particular del trabajador para incluirle en un grupo de WhatsApp?
La inclusión de un trabajador en un grupo de WhatsApp sin su consentimiento, y sin que la empresa haya acreditado un interés legítimo, vulnera la normativa en materia de protección de datos. Esta conducta fue recientemente sancionada por la AEPD, al considerar que no se cumplían los requisitos del artículo 6.1 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
El tratamiento de datos personales —como el número de teléfono móvil— en el ámbito laboral requiere una base de legitimación clara. En el caso analizado por la AEPD (Resolución PS/00393/2024), la empresa no logró acreditar:
- Que el uso del móvil personal del trabajador fuera necesario para la ejecución del contrato.
- Que existiera un interés legítimo debidamente ponderado, sin alternativas menos intrusivas.
- Que el uso de WhatsApp fuera voluntario y que existieran medios alternativos de comunicación como el correo electrónico.
Además, se constató que el grupo incluía mensajes fuera del horario laboral e incluso de carácter personal (como mensajes sobre la boda de la hija de una compañera), lo que vulnera no solo la protección de datos, sino también el derecho a la desconexión digital.
Como consecuencia, la AEPD impuso una sanción de 2.000 euros, reducida a 1.200 euros tras el pago voluntario y reconocimiento de responsabilidad.
Límites al uso del móvil particular y del correo electrónico del trabajador
Pronunciamientos judiciales
Los tribunales han delimitado el uso de medios personales del trabajador en el marco laboral:
- El Tribunal Supremo ha declarado nula la cláusula contractual que obliga a facilitar estos datos para fines laborales (TS, 21-9-15).
- La Audiencia Nacional señala que, si los medios de comunicación son esenciales para el desarrollo del trabajo, deben ser proporcionados por la empresa (AN, 27-6-22).
- Como excepción, sí se acepta el uso del móvil personal para situaciones de urgencia, siempre que esté debidamente justificado (TS, 2-4-25).
¿Puede revisar la empresa los mensajes de WhatsApp?
Dependerá de si el terminal es propiedad del trabajador o de la empresa:
- Si el móvil es del trabajador, no puede ser inspeccionado, ya que se vulnerarían derechos fundamentales como el de intimidad y secreto de las comunicaciones.
- Si es un móvil de empresa, la empresa podrá acceder siempre que se haya acordado su uso exclusivamente profesional y se respeten los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad.
Desde Iurislab Consulting, recomendamos contar con un protocolo interno claro sobre el uso de medios corporativos, y comunicarlo debidamente a la plantilla. Si desea que le asesoremos en la implantación o revisión de estas medidas, puede ponerse en contacto con nuestro equipo a través de este formulario.
El derecho a la desconexión digital
El artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores reconoce expresamente el derecho de las personas trabajadoras a la desconexión digital. Las empresas tienen la obligación de evitar comunicaciones fuera del horario laboral, salvo situaciones excepcionales justificadas.
El incumplimiento de esta obligación puede suponer una infracción grave, sancionable con multas de hasta 7.500 euros por centro de trabajo (LISOS, art. 7.10).
En Iurislab, recordamos que este derecho también tiene implicaciones en la prevención de riesgos psicosociales, y su respeto contribuye a evitar el agotamiento y el estrés laboral.
¿Puede utilizarse WhatsApp como medio de prueba?
Sí, pero con ciertas condiciones:
- La conversación debe coincidir exactamente con el original.
- Es recomendable aportar transcripción notarial o acta del Letrado de la Administración de Justicia.
- Deben verificarse los números de teléfono implicados y su titularidad.
Cualquier duda sobre la validez de este tipo de pruebas puede ser consultada con nuestro equipo jurídico, especializado en litigios laborales y pruebas en juicio.
¿Puede usarse WhatsApp como medio exclusivo para comunicar un despido?
No. Algunos tribunales han rechazado comunicaciones de despido realizadas únicamente por WhatsApp, por considerarlas inadecuadas ante la trascendencia de la decisión. Por tanto, en casos como este, se recomienda complementar WhatsApp con otros medios: burofax, correo electrónico con acuse de recibo, etc.
Conclusiones y recomendaciones
Si su empresa utiliza WhatsApp para comunicarse con sus trabajadores, tenga en cuenta:
- No puede obligarles a facilitar su número personal sin consentimiento.
- Si desea utilizar móviles para el desempeño laboral, debe proporcionarlos directamente.
- Establezca protocolos internos claros sobre el uso de medios digitales.
- Respete los tiempos de descanso y la privacidad de su plantilla.
El uso de la mensajería instantánea puede ser una herramienta útil, pero debe alinearse con la normativa laboral y de protección de datos, y siempre desde un enfoque respetuoso con los derechos fundamentales.
En Iurislab Consulting, contamos con una amplia experiencia en el asesoramiento a empresas en materia de comunicación digital en el trabajo, cumplimiento normativo y protección de datos. Si tiene dudas o desea adaptar sus procedimientos a la normativa vigente, estaremos encantados de ayudarle.
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