El Tribunal Supremo ha fijado recientemente un criterio clave sobre cómo deben tratarse las dietas en la base de cotización a la Seguridad Social. La sentencia confirma que, cuando se acredita la realidad del desplazamiento laboral y se respetan los límites cuantitativos del Reglamento del IRPF, las dietas mantienen su carácter extrasalarial y no deben cotizar. Para muchas compañías que gestionan plantillas con desplazamientos frecuentes, contar con una asesoría especializada en asesoría laboral en Valencia resulta decisivo para aplicar correctamente esta doctrina y evitar liquidaciones complementarias de la Tesorería General de la Seguridad Social.
Un pronunciamiento del Tribunal Supremo que refuerza la seguridad jurídica empresarial
La sentencia del Tribunal Supremo (STS cont-adm 21-7-2025, EDJ 2025/652068) aclara un aspecto esencial para las empresas que abonan dietas a su personal desplazado. El Alto Tribunal determina que no es obligatorio aportar facturas o recibos de manutención o alojamiento de forma individualizada, siempre que quede acreditada la realidad del desplazamiento y las cantidades abonadas se mantengan dentro de los límites de exención previstos en el artículo 9.A del Reglamento del IRPF (RD 439/2007). De este modo, se armoniza el criterio de la Seguridad Social con la normativa fiscal y se aporta mayor previsibilidad a las decisiones empresariales en materia retributiva.
El origen del caso: una liquidación de cuotas por dietas
El pronunciamiento resuelve el recurso de una empresa de transporte a la que la Tesorería General de la Seguridad Social había girado una liquidación por diferencias de cotización en varios ejercicios, al considerar que las dietas abonadas a la plantilla debían integrarse en la base de cotización. La Administración entendía que, al no aportarse justificantes individuales de todos los gastos de manutención y alojamiento, debía presumirse su naturaleza salarial. Este tipo de controversias son habituales en organizaciones con personal desplazado y ponen de relieve la utilidad de contar con una asesoría para autónomos en Valencia y pymes que revise sus políticas de dietas, desplazamientos y cotización antes de una actuación inspectora.
Naturaleza extrasalarial de las dietas y efectos en la cotización
El Tribunal Supremo reitera su doctrina sobre la naturaleza extrasalarial y compensatoria de las dietas por manutención y estancia. Estas cantidades no retribuyen el trabajo ordinario, sino que compensan los gastos en los que incurre la persona trabajadora al prestar servicios fuera de su centro habitual. Por ello, no forman parte de la base de cotización siempre que se cumplan determinados requisitos.
En concreto, la sentencia recuerda que las dietas pueden quedar excluidas de la base de cotización cuando:
- se abonen por el desempeño temporal de la actividad fuera del centro habitual de trabajo,
- respondan efectivamente a un gasto derivado del desplazamiento, y
- no superen los límites cuantitativos fijados por la normativa fiscal (artículo 9.A del Reglamento del IRPF).
Para acreditar el desplazamiento no es imprescindible conservar todos los tickets o facturas de hoteles y restaurantes. Resulta suficiente con disponer de medios de prueba razonables de los viajes realizados, como hojas de ruta, partes de trabajo, registros de tacógrafo, albaranes o documentación de entregas. La clave está en poder demostrar que el importe abonado guarda relación con desplazamientos reales y que respeta los límites fiscales aplicables.
Evitar cargas administrativas innecesarias en el control de dietas
El Alto Tribunal subraya que exigir la aportación sistemática de todos los justificantes de gasto supondría una carga administrativa desproporcionada tanto para las empresas como para las personas trabajadoras. Mientras las dietas se ajusten a los límites legales y exista una documentación razonable de los desplazamientos, la Seguridad Social no puede tratarlas como salario encubierto ni integrarlas en la base de cotización. Esta interpretación facilita la gestión diaria de las dietas y reduce la litigiosidad ligada a comprobaciones formales excesivas.
Implicaciones prácticas para las empresas que pagan dietas
Desde el punto de vista práctico, la sentencia consolida un criterio interpretativo que aporta mayor seguridad jurídica a todas aquellas empresas que utilizan dietas para compensar desplazamientos, no solo en el sector del transporte. También evita duplicidades de control entre la Administración tributaria y la Seguridad Social, simplificando la gestión de nóminas y cotizaciones. En el ámbito de la nómina, resulta especialmente recomendable combinar esta doctrina con revisiones periódicas, apoyándose en recursos como la checklist de auditoría para tu nómina en SAP, que ayuda a detectar incoherencias en bases de cotización, conceptos retributivos y exenciones aplicadas antes de remitir los ficheros a la Seguridad Social.
La importancia de una correcta gestión laboral y de Seguridad Social
Una política de dietas bien diseñada debe ir acompañada de una planificación adecuada de jornadas, turnos, desplazamientos y días festivos. Herramientas de planificación interna, junto con materiales como el calendario de fiestas laborales 2026, permiten ordenar la información que más tarde servirá para justificar dietas, ausencias y otros conceptos retributivos ante la Inspección de Trabajo o la Seguridad Social.
En Iurislab Consulting ayudamos a las empresas a optimizar su gestión laboral y de recursos humanos, asegurando el cumplimiento normativo y la correcta aplicación de los criterios de cotización. Una adecuada documentación de los desplazamientos y la correcta aplicación de las dietas son aspectos clave para prevenir incidencias con la Tesorería General de la Seguridad Social y garantizar la tranquilidad de la organización.
Si su organización realiza desplazamientos habituales o abona dietas a su personal, resulta aconsejable revisar sus procedimientos internos y alinearlos con los criterios jurisprudenciales más recientes, reduciendo el riesgo de liquidaciones complementarias y sanciones.
Referencia: STS cont-adm 21-7-2025, EDJ 2025/652068