En SAP HCM, cada proceso depende de muchos factores: datos del empleado, estructura organizativa, parametrización, cálculos, bases de cotización y comunicación con la Seguridad Social. Una pequeña desviación en cualquiera de ellos puede acabar afectando al resultado final.
Por eso es recomendable realizar una auditoría mensual preventiva: una revisión sencilla pero sistemática que permite detectar incoherencias, asegurar la calidad del dato y mantener la nómina estable mes a mes.
1. Estructura organizativa y relaciones OM
La estructura organizativa es el punto de partida de todo. Si una unidad o posición no está actualizada, el sistema puede asignar empleados a lugares incorrectos o romper la relación con sus centros de coste.
Conviene comprobar que los movimientos de personal —traslados, bajas o cambios jerárquicos— estén reflejados correctamente. Este control no solo evita errores de integración entre organización y nómina, sino que también ayuda a mantener una visión clara de cómo se distribuye la plantilla.
2. Maestro de personal y datos clave
Los datos del empleado son la materia prima de la nómina. Revisar mensualmente que los datos personales, retributivos y bancarios estén actualizados evita incidencias que después requieren reprocesos o pagos manuales.
Una buena práctica es comparar los cambios del mes con el histórico para detectar variaciones no comunicadas o duplicidades. La experiencia demuestra que muchas incidencias de nómina no tienen origen técnico, sino informativo: un cambio de jornada o una actualización salarial que se olvidó registrar a tiempo.
3. Periodos de nómina y fechas de control
Un calendario mal cerrado puede ser suficiente para que la nómina se ejecute dos veces o quede bloqueada. Antes de iniciar los cálculos, es importante verificar que el periodo actual coincide con el de trabajo del sistema y que los cierres anteriores están bloqueados.
Parece un detalle menor, pero garantiza que cada empleado se procese exactamente en el periodo que corresponde y evita desajustes posteriores en contabilización o cotización.
4. Retroactividades pendientes
Los cambios retroactivos —como ajustes salariales o modificaciones en complementos— son habituales, especialmente cuando intervienen convenios o revisiones colectivas. El riesgo está en que se acumulen sin procesar.
Incluir una revisión de retroactividades en la auditoría mensual permite adelantarse a errores que suelen detectarse demasiado tarde. Así, cada cambio queda integrado en el mes correcto y se evitan distorsiones en las bases de cotización o en los importes pagados.
5. Ausencias, bajas médicas y permisos
Las ausencias son uno de los puntos más sensibles del proceso. Cuando una baja médica o un permiso se registra con fechas erróneas o no se cierra a tiempo, los complementos y deducciones pueden quedar mal calculados.
Un control mensual de estos movimientos, en coordinación con el área de Administración de Personal, ayuda a mantener la coherencia entre los datos médicos, las incidencias comunicadas y los importes que finalmente se pagan.
6. Reglas y características de cálculo
En muchas organizaciones, el esquema de nómina se ha ido adaptando con el tiempo para cubrir particularidades o convenios distintos. Por eso conviene revisar regularmente que las reglas de cálculo sigan respondiendo a la realidad actual y que no haya fórmulas antiguas que ya no aplican.
Si recientemente se han introducido cambios normativos o nuevas condiciones salariales, este control cobra especial importancia. Una revisión funcional entre el equipo de RRHH y el de sistemas suele bastar para evitar incoherencias de difícil detección.
7. Resultados de nómina y comprobaciones cruzadas
Después de cada ejecución de nómina, es recomendable validar los resultados de forma agregada: número de empleados procesados, importes totales y posibles desviaciones frente al mes anterior.
Más allá de la parte técnica, comparar los totales de devengos, deducciones y cotizaciones con periodos previos es una forma sencilla de detectar anomalías sin necesidad de revisar empleado por empleado. Un repunte inesperado en un concepto suele ser la señal de un cambio no controlado.
8. Ficheros de Seguridad Social y cotizaciones
El envío correcto de los ficheros a la Seguridad Social es clave para mantener el cumplimiento. Errores en bases, trabajadores omitidos o fechas incorrectas generan discrepancias y requerimientos innecesarios.
Un control rápido de las bases declaradas, comparando con los resultados de nómina, permite detectar incidencias antes del envío. En este punto, disponer de un proceso de validación interno ayuda a mantener la trazabilidad de cada comunicación.
9. Contabilización y costes de personal
La integración con Contabilidad debe reflejar con precisión los importes de la nómina, los seguros sociales y los costes asociados a cada centro. Cuando hay movimientos internos o nuevas áreas, es habitual que los importes se imputen de forma errónea si no se actualizan las referencias organizativas.
Un repaso mensual de las imputaciones y asientos generados permite confirmar que los costes se distribuyen correctamente y que no existen importes pendientes de asignar.
10. Seguimiento de incidencias y mejora continua
Más allá de los datos, una buena auditoría implica registrar las incidencias detectadas, analizar su causa y medir su frecuencia. Este seguimiento permite ver qué errores se repiten y dónde concentrar esfuerzos de mejora.
Algunas organizaciones utilizan indicadores sencillos —como el número de incidencias por empleado o el tiempo de resolución— para medir la estabilidad de su proceso.
Qué hacer cuando detectas incidencias
Cuando un control revela una incoherencia, lo más importante es documentar el origen y la acción correctiva antes de tocar los datos. Crear un pequeño registro compartido entre RRHH y el área técnica permite identificar patrones y priorizar mejoras.
A medida que esta rutina se consolida, la auditoría deja de ser una tarea reactiva y se convierte en un mecanismo de prevención.
De la auditoría al hábito
Aplicar estos diez controles mensualmente ayuda a mantener la calidad del dato, reducir incidencias y ganar confianza en el proceso.
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